Verkopen vóór de uitvraag

Een Europese aanbesteding is zichtbaar, gereguleerd en op de dag zelf al half beslist. De rest van de markt is dat niet. Een schoolbestuur dat vijf touchscreens vervangt, koopt onderhands. Een bestuur dat in een dynamisch aankoopsysteem zit, doet een nadere uitvraag bij de toegelaten leveranciers. En een aanbesteding boven de drempel begint vaak bij een adviesgesprek, maanden voordat er iets gepubliceerd wordt.

Op al die momenten beslist geen beoordelaar met een scoringsmodel. Daar beslist de klant, met jouw voorstel naast zijn eigen eisenlijst. Wie dan een tekst stuurt die een spec verkeerd heeft, een prijs noemt die niet in de offerte staat of "voldoet aan alle eisen" belooft zonder dat te kunnen laten zien, verliest de order zonder dat er ooit een aanbesteding kwam.

Het dynamisch aankoopsysteem groeit het snelst. Wie toegelaten is, krijgt de nadere uitvragen; wie er niet in zit, ziet ze niet. Op een aflopend contract wacht je jaren, in een DAS stap je vandaag in. Maar een nadere uitvraag is kort en concreet, en de eerste leverancier die een kloppend antwoord stuurt, heeft een voorsprong.

De fouten in een verkoopvoorstel zijn zelden grote fouten. Het zijn kleine onwaarheden die de klant pas ziet als hij gaat vergelijken, en dan kosten ze meer dan de order.

De spec die net niet klopt. Een datasheet overtypen gaat mis. Een taalmodel dat een spec "weet", gaat vaker mis: het vult aan wat het niet weet. Een klant die 20 aanrakingspunten eist en 16 geleverd krijgt, belt niet over het scherm maar over jou.

De prijs in de tekst die niet in de offerte staat. Wie een voorstel laat schrijven, krijgt soms een bedrag cadeau: een marktprijs, een afgerond totaal, een korting die niemand afsprak. Eén afwijkend bedrag in de mail is genoeg om de hele offerte te laten heronderhandelen.

"Voldoet aan alle eisen". De zin die elke verkoper wil schrijven en geen enkele klant gelooft. Zeker niet als de eisenlijst om een certificaat vraagt en het certificaat verlopen is, nog aangevraagd wordt, of over een ander typenummer gaat.

De offerte uit drie versies. Voorstel van dinsdag, prijzen van donderdag, eisen-toets van vorige week. Zo ontstaat een document dat met zichzelf in tegenspraak is, en niemand ziet het tot de klant het ziet.

Tenderscoor is gebouwd voor de aanbesteding. ScoorSales is dezelfde tool voor alles ervoor en ertussen: de klant die belt, de mail met een vraag, de nadere uitvraag, de storing na de levering. Eén werkruimte, op dezelfde productcatalogus en hetzelfde bewijsregister als de tenderkant.

Van klantvraag naar producten

Plak de mail van de klant of beschrijf de situatie. ScoorSales stelt tot vier passende modellen uit je eigen assortiment voor, elk met de reden waarom. Het model kiest uit de catalogus, op id: een product dat niet in de catalogus staat, kan het niet voorstellen. Met één klik staan ze in de werkset waar de andere tools mee verder gaan.

Een eisenlijst van de klant? Toets per eis

Upload de eisenlijst of het programma van eisen. ScoorSales haalt de eisen eruit en beoordeelt per eis of het gekozen product voldoet, niet voldoet, of dat het onbekend is. Elk oordeel draagt zijn bewijs. Knock-outeisen en gunningscriteria worden nooit weggelaten, ook niet bij een lange lijst.

Voorstel en offerte

Het voorstel wordt geschreven als mail of als offertebijlage, in het Nederlands, Duits, Engels of Frans. Een tweede, ander model leest het na als de klant: klopt het, past het bij deze klant, zegt het iets wat een concurrent niet kan zeggen. Daarna wordt het gericht herschreven. Vanuit dezelfde werkruimte stel je de offerte samen uit voorstel, vergelijking, eisen-toets en prijsopgave, met een prijsmatrix per regel en optioneel de prijs van de concurrent ernaast. De kernzin met het aantal aantoonbaar gedekte eisen en het projecttotaal rekent de code uit, niet het model.

Een taalmodel schrijft goed en rekent slecht. Het weet niet wat het niet weet, en het is niet elke keer hetzelfde. ScoorSales laat het model daarom doen waar het goed in is, en legt de rest vast in code die na het schrijven draait:

Die regels draaien altijd, ook als het model het goed deed. Een controle die afhangt van hetzelfde model dat de fout maakte, is geen controle.

Een klant die vraagt of je helpt met de eisen, geeft je een voorsprong en een risico tegelijk. De voorsprong is duidelijk. Het risico staat in de Aanbestedingswet: wie een aanbestedende dienst heeft geadviseerd of anderszins betrokken was bij de voorbereiding, laat de dienst passende maatregelen nemen zodat de mededinging niet wordt vervalst (art. 2.51 Aw 2012). Informatie die daarbij is uitgewisseld, gaat naar de andere inschrijvers. Uitsluiting mag alleen als er geen ander middel is, en niet voordat jij hebt kunnen aantonen dat je betrokkenheid de mededinging niet verstoort.

En een eisenlijst die een merk of type noemt, moet bij een Europese aanbesteding "of gelijkwaardig" dragen en door het voorwerp van de opdracht gerechtvaardigd zijn (art. 2.76 lid 3 en 4). Een uitvraag die dat niet doet, is aanvechtbaar, en dan ben jij de partij die hem heeft helpen schrijven.

De tab "Uitvraag opzetten" in ScoorSales stelt met de klantcontext, de opdrachtwaarde en de procedure een concept-programma van eisen op, toetst elke eis en de set als geheel, en markeert een merkverwijzing zonder "of gelijkwaardig" als mogelijk merk-sturend. Het resultaat komt als Word-document, in een conceptversie en een volledige versie. Het maakt van jouw advies iets wat de klant kan verdedigen, en van jouw betrokkenheid iets wat je kunt uitleggen.

De volgende order begint bij de laatste storing. Een klant die bij de eerste melding binnen tien minuten een oplossing heeft, belt bij de volgende vervanging dezelfde dealer.

Kies het apparaat, beschrijf de storing of plak de melding van de klant. ScoorSales vraagt eerst naar kabel, ingang, bron en schermmelding als de vraag te dun is, en geeft daarna gerichte stappen per model. Onder de motor zit een storingskennisbank met bekende fouten, fabriekscodes en firmware, aangevuld met wat dealers zelf melden. Een melding wordt pas kennis nadat een beheerder hem heeft goedgekeurd: één dealer met een verkeerde oplossing mag niet de volgende honderd dealers de verkeerde kant op sturen. Heb je de handleiding van een ander merk, upload hem en de stappen komen daaruit.

Een gids die kleine onwaarheden afstraft, moet zelf zeggen wat de tool niet doet.

• ScoorSales kent alleen wat in de catalogus staat. De tool werkt op de productcatalogus die voor jouw organisatie is ingericht. Een product dat er niet in staat, kan hij niet toetsen, en een spec die ontbreekt, blijft ontbreken. Een datasheet uploaden kan, maar dan is die datasheet de enige bron voor dat product.
• De toetsing van specs in een vergelijking is een modeloordeel. Een tweede model leest mee en de promptregels verbieden aanvullen, maar anders dan bij prijzen en eisen is er voor spec-waarden in een vergelijking geen controle in code.
• Compatibiliteit is een advies, geen berekening. De tool rekent VESA, draagvermogen en stroom niet door. Voor een ophanging die moet kloppen, blijft de datasheet leidend.
• Normen & specs is een algemene checklist per producttype. Welke normen een product feitelijk haalt, staat in het bewijsregister en komt in de eisen-toets terug, niet in die lijst.
• De prijsborg dekt Nederlands en Duits. In het Engels en Frans schrijft ScoorSales wel, maar zegt de badge minder stellig dat de prijzen zijn geborgd.
• De werkset wordt niet bewaard, en de offerte komt als printbaar document. Na herladen kies je de producten opnieuw. De offerte sla je op als PDF via de printfunctie; alleen de uitvraag komt als Word-bestand.

Dat staat hier omdat een dealer die een tool vertrouwt die meer belooft dan hij doet, precies de fouten maakt die in sectie 2 staan.

Tussen twee aanbestedingen verkoop je aan dezelfde klanten, op dezelfde eisen, met dezelfde producten. Wat daar misgaat, zie je niet in een gunningsbericht maar in een order die niet komt.

ScoorSales maakt het voorstel niet mooier. Het maakt het voorstel waar: de spec uit de catalogus, de prijs uit jouw opgave, het certificaat uit het register, en een zichtbaar gat waar iets ontbreekt.